會議方案

時間：2021-03-08 16:42:34 會議方案我要投稿

會議方案范文錦集9篇

　　為了確保工作或事情能有條不紊地開展，時常需要預先開展方案準備工作，方案的內容和形式都要圍繞著主題來展開，最終達到預期的效果和意義。那么方案應該怎么制定才合適呢？下面是小編為大家整理的會議方案9篇，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

會議方案范文錦集9篇

會議方案篇1

　　會議名稱：xxx市20xx年職業成人教育工作會議

　　會議主題：1、貫徹落實全國、省市職業教育與成人教育有關精神；2、總結表彰20xx年的職業成人教育工作、安排今年的職業成人教育工作；3、明確今后我市職業教育與成人教育改革與發展的方向。

　　會議時間：20xx年5月4日上午九點

　　會議地點：xxx市教育體育局南三樓

　　與會人員：

　　1、參會領導：xxx教體局有關領導。（4人）（xx水、zz建、xx亮、xx奇）

　　2、參會人員：局機關各科室負責人(24人)、各鄉鎮、辦事處中心校校長（xx人）、職成教專干（xx人）、全市初中校長（含民辦）（31人）、初中主抓副職（31人）、受表彰的優秀班主任（50人），社區學院3人，各職業學校校長、書記（4人）、高中校長、職業學校副校長及主抓政教、教學、招生、就業、實訓的中層領導（22人），成職教科、職業教研室科員（11人），計約180人。

　　會議議程:

　　一、宣讀《關于表彰20xx年度職業教育與成人教育工作先進單位和先進個人的決定》（5分鐘）

　　二、頒獎（分三組，15分鐘）

　　三、先進單位代表發言（劉x中心校、超x一初中，大x中心校共15分鐘）

　　四、教體局局長盧長水講話（15分鐘）

　　表彰單位及獎金：

　　（一）、職業教育工作先進單位15個合計80000元

　　，獎金各5000元，計70000

　　（二）成人社區教育工作先進單位 3個合計30000元

　　大x中心校 10000元劉x中心校 10000元超x中心校 10000元

　　獎金總計：110000元

　　表彰個人：164

　　先進工作者：69優秀班主任：47優秀教師。

會議方案篇2

　　7月28日是XX公司的廠慶日，每年的這一天XX公司都將開展一系列的活動。去年7月28日，XX公司隆重推出了XX等離子摩托車，在摩托車市場上刮起了一股XX等離子旋風，引起了摩托車行業不小的震動。一年來，XX等離子摩托雖然在市場上產生了一定的影響，但等離子摩托的銷量卻不甚理想。特別是20xx年1—3月，等離子摩托的銷量持續下降，到3月份達到最低的909輛。雖然4月份以后，公司采取了一些獎勵政策，加之常規車型停產，等離子摩托的銷量開始逐月回升，但仍未恢復到去年的最好水平，更無法達到支撐公司銷量的水平。除了行業的大環境外，經銷環節推等離子摩托的積極性不高，是重要原因。加之今年公司廣宣政策的調整，上半年公司沒有組織全國性的等離子摩托的推廣活動，而各片區開展的活動也參差不齊，也是原因之一。當然產品線的問題、產品質量的問題也影響了等離子摩托銷量的提升。為此，公司決定在下半年打出一系列組合拳，助推等離子摩托銷量的提升。在產品上將進一步擴大等離子摩托的產品線，并開展等離子摩托的全面質量整頓，使等離子摩托的質量得到全面的提升，產生一個質的飛躍;在政策上將針對代理商和零售商出臺一系列獎勵政策;在推廣上將組織開展1—2次全國性的等離子摩托的促銷活動以及持續開展區域性的促銷活動。并決定在7月28日拉開活動的序幕，打響攻堅戰的第一槍。

　　一、活動目的：

　　1、通過分析行業形勢，總結上半年的營銷工作，找出工作得失，統一思想認識，明確下半年的工作方向;

　　2、通過展示和推介XX等離子摩托新車型以及進行了全面質量整改的等離子摩托車型，使代理商對XX等離子摩托車的產品線和產品品質有一個新的認識，增強代理商銷售等離子摩托車的信心和決心;

　　3、通過宣布下半年等離子摩托車的相關政策和宣貫下半年等離子摩托的推廣方案，提高代理商推廣等離子摩托車的積極性，并了解和掌握推廣等離子摩托車的方法和手段。

　　二、會議主題：冬天，讓我們感動上帝

　　——XX摩托20xx年半年營銷工作會議

　　三、會議時間：20xx年7月27日——7月29日

　　四、會議地點：君臨大酒店

　　五、參加人員：

　　1、代理商總經理或操盤手：55人(含XXXX代理商10人);

　　2、代理商財務主管：20人;

　　3、公司高層領導：15人;

　　4、銷售公司：20人(含事務所總經理);

　　5、工作人員：10人;

　　6、合計：120人。

　　六、會議內容：

　　(一)經銷商會議

　　1、董事長分析行業形勢，提出XX公司下半年工作思路，并介紹銷售公司新的領導班子(銷售公司新的領導班子亮相);

　　2、銷售公司總經理作下半年營銷工作規劃，并宣布下半年銷售政策(各種獎勵政策);

　　3、余X助理總結20xx年上半年營銷工作及下半年營銷推廣大綱(含廣宣政策);

　　4、繆XX宣貫20xx年XX摩托上市營銷方案

　　5、溫XX宣貫20xx年下半年等離子推廣策劃方案

　　6、奚X宣貫20xx年下半年售后服務活動方案(含售后服務政策)

　　7、分組討論

　　(二)等離子銷售表彰及等離子產品訂貨會

　　1、銷售公司總經理宣布20xx年8月—20xx年7月等離子銷售先進的表彰決定。

　　2、董事長給先進頒獎

　　3、張X總工程師介紹等離子摩托車新車型和等離子摩托車全面質量整改的情況通報;

　　4、余X助理宣布現場訂購等離子摩托車的獎勵辦法和年終獎勵政策;

　　5、代理商現場訂購等離子摩托車

　　6、銷售公司總經理公布代理商獲獎結果

　　(三)參觀XX公司產品展

　　(四)聯歡晚會

　　七、日程及議程

　　八、等離子銷售先進表彰獎項設置及獎勵金額：

　　對20xx年8月—20xx年7月等離子摩托銷售的先進進行表彰獎勵，獎項設置及獎勵金額為：

　　1、XX等離子摩托車銷售先進獎：3名(第一名獎勵8萬元，第二名獎勵6萬元，第三名獎勵5萬元，獎品為XXXX摩托);

　　2、XX等離子摩托車推廣先進獎：1名(獎勵5萬元，獎品為XXXX摩托)會議策劃方案范本

　　3、XX等離子摩托車網絡建設先進獎：1名(獎勵5萬元，獎品為XXXX摩托)

　　4、XX等離子摩托車銷售比率先進獎：1名(獎勵5萬元，獎品為XXXX摩托)

　　共獎勵6名，獎勵金額約：34萬元

　　九、現場訂購優勝獎項設置及獎勵金額：

　　對現場訂購量最大的前5名優勝代理商當場進行獎勵，獎項設置及獎勵金額：

　　第一名：獎勵現金4888元

　　第二名：獎勵現金3888元

　　第三名：獎勵現金2888元

　　第四名：獎勵現金1888元

　　第五名：獎勵現金888元

　　合計：14440元

　　十、會場布置

　　1、簽到臺(1個)：

　　布置在酒店門口

　　2、指示牌(3個)：

　　酒店提供(其中1個放于酒店門口，1個放于會議室門口，1個放于餐廳門口)

　　3、會議室桌椅擺放：

　　大會：采取課桌式擺放，準備投影儀和屏幕，座式麥克風：2個;會議策劃方案范本

　　討論：采取圓桌式，無線麥克風：2個

　　4、會議室背景噴繪：冬天，讓我們感動上帝

　　——XX摩托20xx年半年營銷工作會議

　　5、會議室宣傳橫幅：

　　左：

　　右：

　　6、宣傳展板：若干

　　布置在大廳和會議室

　　十一、組織及分工：

　　(一)領導小組

　　組長：余 X：負責本次會議的全面領導和總指揮，協調和監督各工作組的工作;

　　副組長：張 X：負責新車準備、試裝、檢測，具體分管產品技術組;

　　副組長：鄭XX：負責活動策劃、會場布置及會務工作。(面試網 )

　　成員：繆XX、奚XX、溫XX、范X、楊X、事務所總經理

　　(二)分組及工作職責

　　1、策劃布置組

　　組長：鄭XX

　　成員：溫XX、陳XX、歐XX、蔣XX

　　工作任務：

　　1)負責完成活動策劃方案的擬寫;

　　2)負責協助和監督廣告公司完成會議現場的布置及會議結束后的現場撤除工作(包括等離子摩托車形象店的布置);

　　3)負責晚會表演節目的準備和現場表演的安排及費用申請和發放;會議策劃方案范本

　　4)負責獎牌的設計制作;

　　5)負責代理商禮品制作;

　　6)負責等離子推廣手冊設計印刷;

　　7)負責活動全程攝像、攝影和合影;

　　2、產品技術組

　　組長：張X

　　成員：周X、姚XX

　　工作任務：

　　1)負責將等離子新車型及XXXX摩托車配件準備齊全;

　　2)負責等離子新車型及XXXX摩托車的生產及全面的檢查、調試，確保無誤;

　　3)負責將等離子新車型及XXXX摩托車運送到會議現場并擺放到位;

　　4)負責車輛現場的檫拭和清潔;

　　5)負責會議期間參展產品的管理;

　　6)展會結束后，負責將參展產品運回公司。

　　3、會務組：

　　組長：奚XX

　　成員：楊X、姚XX、趙XX、范X、王XX、事務所總經理

　　工作任務：

　　1)負責各種物資的采購和準備;

　　2)負責代理商邀請函(回執)準備、寄發;

　　3)負責酒店聯系及參會人員，住宿、飲食安排;

　　4)負責會議室安排;

　　5)負責代理商的接待和陪同;

　　6)負責參會人員接送;

　　7)負責各種資料的準備、裝袋和發放;

　　8)負責對各工作組工作的協調、檢查和考核;會議策劃方案范本

　　十二、籌備工作計劃

　　十三、費用預算

　　1、房費：49500元

　　330元/間×50間×3天=49500元

　　2、餐費：60000元

　　1200元/桌×12桌×5餐=72000元

　　3、煙、酒水：15000元

　　4、會議室：8000元(租賃費含音響、話筒)

　　5、布置費：15000元(包括等離子摩托車形象店樣板的搭建)

　　6、晚會費用：5000元

　　7、代理商禮品及獎牌：14600元

　　8、現場訂購獎金：14440元

　　9、不可預計費用：6460元

　　費用總計：200000元

　　十四、注意事項：

　　1、各組工作人員必須嚴格按籌備工作計劃的進度要求推進工作;

　　2、市場督查負責督促各工作組的工作按時完成。

　　3、會議期間公司人員必須統一著裝，佩帶工作牌;

　　4、會議期間公司人員必須提前到達現場，不得遲到、早退和無故缺席;

　　編制：鄭XX 審核：批準：

會議方案篇3

　　一、會前策劃

　　[第一步]--|明確會議需要做些什么|

　　[第二步]--|確定由誰籌劃會議，策劃者的職責及任務|

　　1.會議籌劃者的職責

　　2.會議籌劃者的任務

　　[第三步]--|明確會議目的和目標|

　　[第四步]--|保持溝通|

　　[第五步]--|進行會議預算|

　　1.制定財務目標

　　2.制定預算

　　[第六步]--|安排會議召開日程|

　　[第七步]--|選擇最適合召開會議的酒店|

　　1.列出可供選擇的清單

　　2.選擇合適類型的場所

　　[第八步]--|邀請相關領導、專家與會|

　　[第九步]--|邀請相關人員參加會議，并做好回執統計工作|

　　二、會議策劃后的組織工作

　　[一]--|提供會務組人員的安排|

　　[二]--|提供會議資料的印刷|

　　[三]--|提供會議資料、器材的存放及擺放|

　　[四]--|根據需要提供會議召開的慶典服務。充氣拱門、門前橫幅、氫氣球等|

　　[五]--|提供會議中特殊要求的視聽設備|

　　[六]--|提供會議人員的胸卡制作|

　　[七]--|根據會議性質和規模安排會議室的布置|

　　[八]--|為會議室提供會議標語、及各種指示牌|

　　[九]--|邀請相關人員參加會議，并做好回執統計工作|

　　[九]--|會議期間提供簡單文具用品紙、白板等|

　　[十]--|提供會議人員的酒店房間分配、簽到工作|

　　[十一]--|會議期間提供茶水、礦泉水等飲料|

　　[十二]--|會議期間提供簡單文具用品紙、白板等|

　　[十三]--|提供會議要求，提供禮儀小姐、翻譯人員服務|

　　[十四]--|安排與會議人員餐飲|

　　[十五]--|為會議安排活動|

　　[十六]--|提供電腦、投影儀等的緊急維修服務|

　　[十七]--|安排記者招待會|

　　[十八]--|收集剪報|

　　三、會議結束后

　　[一]--|安排好會議人員的返程票務預訂及分發|

　　[二]--|安排提供會后觀光考察|

　　[三]--|安排好會議人員的送站工作|

會議方案篇4

　　一、會議主題：xx公司年終總結大會

　　二、會議時間：12月31日下午14點00分至21點30分

　　會議時間：14:00——17:30

　　晚宴時間：18:00——21:30

　　三、會議地點：西國貿酒店一層多功能宴會廳

　　四、會議參會人員：公司全體員工(41人)

　　五、會議流程與安排本次年會的流程與安排包括以下兩部分：

　　(一)年終大會議程安排13:50全體參會員工提前到達指定會堂，按指定排座就位，等待員工大會開始;14:00—15:30大會進行第一項，各部門及各項目負責人上臺分別做年終述職報告。15:30—15:45大會進行第二項，由行政人事部負責人上臺宣讀公司各部門及項目主要負責人人事任命決定書。15:45—16:00大會進行第三項，副總經理宣讀優秀員工獲得者名單;優秀員工上臺領獎，總經理為優秀員工頒發榮譽證書及獎金;優秀員工與總經理合影留念;優秀員工代表發表獲獎感言。16:00—17:30大會進行第四項，總經理做總結性發言。17:30大會結束，員工散會休息，酒店布置晚宴會場

　　(二)晚宴安排18:00晚宴正式開始，晚宴主持人引導大家共同舉杯，祝福大家新年快樂，祝愿公司的明天更加美好。(背景音樂)

　　18:00—19:00用餐時段：公司領導及員工到各桌敬酒，同事間交流溝通，拉近彼此距離。19:00—21：00娛樂時段：文藝節目(2—3個節目)

　　游戲1：坐氣球比賽，用具：3把椅子、各裝20支氣球的3個箱子;游戲規則：2人一組，共3組，一個人遞球，一個人坐球，限定時間為3分鐘，3分鐘后，箱子內省的球最少的勝出;文藝節目(2—3個節目);

　　游戲2：搶凳子;用具：5把椅子，圍成一圈;游戲規則：將椅子圍成一圈，響音樂，6個人轉圈圍著椅子走，音樂停，6個人搶坐，沒有搶著的輸;文藝節目(2—3個節目)

　　游戲3：筷子運鑰匙鏈;用具：12支筷子、2個鑰匙鏈;游戲規則：6個人一組，分為兩組，每個人嘴里叼一只筷子，將鑰匙鏈掛在第一個人的筷子上，第一個人將鑰匙鏈傳給第二個人，必須用筷子傳，不能用手，哪個組最先將筷子傳到最后一個人的筷子上，為贏。

　　游戲4：呼啦圈傳區別針;用具：呼啦圈3個、曲別針18個;游戲規則：3個人，每人一個呼啦圈，手里6個曲別針，每個人在轉呼啦圈的同時，要將手里的6個曲別針連在一起，誰先將6個曲別針連在一起，誰就勝出;

　　游戲5：踩氣球;用具：100個氣球游戲規則：分為兩組，一組5個人，每個人球上綁10個氣球，主持人限定時間3分鐘，互相踩對方隊員腿上的氣球，3分鐘后，看哪個組隊員總署氣球省的多，就勝出。幸運抽獎活動：用具：抽獎箱、卡片49張、乒乓球49個每個人手里有一張帶數字的卡片，將乒乓球上寫上相應的數字，放進抽獎箱，指派專人分別來抽一至四等獎。最后主持人邀請全體員工上臺合影留念

　　六、會議準備及相關注意事項

　　(一)年會的通知與宣傳：公司辦公室于今天向機關各部門及各項目部發出書面的《關于年終總結會的通知》，對本次年會活動進行公示和宣傳，達到全員知悉。

　　(二)條幅的制作：紅底黃字字幅，具體文字內容：“北京七分公司年終總結會”(條幅規格：)

　　(三)物品的采購：抽獎禮品、生肖禮品、游戲獎品、大會席位人名牌(會議用)、筆、紙、員工席位卡(晚宴用)、會場布置所需氣球、拉花、花籃;游戲所用乒乓球拍、乒乓球;抽獎箱;會議所需礦泉水、晚宴所需酒水、各類干果小食品。

　　(四)現場拍照：提前安排好相關人員攜帶數碼相機，做好大會及晚宴活動現場的拍照工作。

　　七、會議籌辦任務任務與分工責任人會務前期、中期協調工作會議階段主持人晚宴階段主持人物品購置(抽獎禮品、生肖禮品、游戲獎品、席位卡片、筆、紙、氣球、打氣筒、拉花、花籃、乒乓球拍、乒乓球;抽獎箱、酒水、各類干果小食品)

會議方案篇5

　　一、會議時間：×××年××月××日××，會期半天

　　二、會議地點：縣人口計生委會議室

　　三、參會人員：縣委常委，縣政協主席，縣人大黨組書記；市委駐縣組織員，縣級理論教員；各鄉鎮黨委書記，分管黨務的副書記；縣委各部委室校主要負責人，縣級部門黨組織負責人，紀檢組長（員）；××中、職中、進修校黨組織主要負責人。

　　四、會議主持：××

　　五、會議議程：

　　1、縣委常委、組織部長××總結安排全縣組織工作；

　　2、縣委常委、紀委書記××傳達省、市紀委全會精神，總結安排全縣黨風廉政建設和統戰工作；

　　3、縣委常委、宣傳部長××總結安排全縣宣傳思想工作；

　　4、縣委常委、縣政府副縣長××通報××年度執紀執法部門行風測評結果；

　　5、頒獎表彰

　　（1）頒發黨的建設單項目標獎××名（一等獎×名，二等獎×名，三等獎×名），

　　（2）對××年度執紀執法部門行風測評前三名單位（文體局、發改委、民政局）進行授牌頒獎，

　　6、縣委、縣政府與鄉鎮黨委、縣級部門黨組織簽訂黨風廉政建設責任書；

　　7、縣委副書記、縣政府縣長××安排政府系統廉政建設工作；

　　8、縣委書記××作重要講話。

會議方案篇6

　　會議目的：向家長匯報學校工作，發揮家長委員會對學校教育的參與功能、配合功能、督促功能與溝通功能，讓孩子們在家校雙方共同呵護與教育下，健康快樂學有成效的度過他們的童年。

　　會議時間：9月9日（周三）下午2:40

　　會議地點：學校會議室

　　會議主題：共建家校和諧品味教育幸福

　　與會人員：全體學校家委會成員、年級組長（zz）、今年新進班主任及學校行政

　　會議主持：

　　會議程序：

　　一、與會成員簽到。

　　二、校長、書記為新委員頒發聘書。

　　三、家委會新當選成員代表表態發言（1—4班家長）

　　四、部分班級家委會經驗交流

　　1、4—2班，謝天爸爸——家委會活動創新

　　2、2—1班，家委會日常事務及管理

　　3、肖松榮老師，班主任老師與家委會的溝通和交流的經驗介紹

　　五、校服設計介紹

　　六、校第二屆家長委員會主任講話

　　劉根林校第二屆家長委員會主任

　　七、陳校長講話

　　八、收集家長意見表

　　會議籌備工作：

　　1、會議策劃及前期資料準備：教育處

　　①重新理清家長委員會成員名單

　　②一年級家長委員會委員、常務委員的評聘

　　③聘書、通訊錄的制作

　　2、會場布置及會場服務：

　　茶水：

　　簽到、通訊錄：

　　3、電子橫幅（z負責）內容：

（1）、歡迎各位家長來校指導工作

　　（2）、您的光臨我們的榮幸

　　（3）、親子活動掠影

會議方案篇7

　　一、時間、地點

　　時間：10月16日14：00～17：30

　　地點：沙洲壩“二蘇大”禮堂

　　二、參會領導及規模

　　大會參會嘉賓（在瑞金已修復或正在修復的舊居舊址的部委領導、媒體記者及中央、省廳陪同領導）100人、市直單位負責人50人，共計150人

　　三、會議議程

　　1、觀看電視專題片；

　　2、致歡迎辭；

　　3、瑞金市委領導匯報愛國主義教育基地建設工作情況；

　　4、中央黨史專家報告；

　　5、座談討論；

　　6、首長講話；

　　7、合影（沙洲壩“二蘇大”大禮堂）。

　　四、工作職責

　　1、贛州組委會負責邀請在瑞金已修復或正在修復舊址（陳列）的部委領導參加紅博會；負責協調邀請中央黨史專家（石仲泉）到第四次聯席會作專題報告；負責媒體記者的邀請；負責首長講話稿的撰寫；

　　2、瑞金市負責做好會議的會務工作及材料的打印等及匯報材料的'撰寫；負責協調各部委陳列展覽的整治、調整和修復工作，并負責安排參觀路線；負責好嘉賓及記者在瑞金期間的食宿。

會議方案篇8

　　一、總體方案

　　（一）會議總體方案的含義
會議總體方案是對所要舉辦的會議進行總體安排的策劃文案，是會議預案的一種。

　　（二）會議總體方案的基本內容

　　1．會議的名稱。會議名稱的確定一般采用揭示會議主題、主辦者、功能、與會者、范圍、時間和屆次、地點、方式等特征的方法。

　　2．會議的目標和指導思想。

　　3．會議的主題、議題和議程。

　　4．會議的對象、規格和規模。會議對象要分清正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。

　　5．會議的時間。包括會議時機的選擇，會議的起訖時間，會期和日程安排。

　　6．會議的地點。一是選擇合適的舉辦地，如國際性會議要考慮選擇在什么國家或地區以及什么城市舉行；二是選擇合適的場館（包括會場、賓館的規格及布置要求等）。

　　7．主辦、協辦單位以及擬設立的會議組織機構，如主席團、組織委員會、指導委員會、執行委員會、學術委員會、秘書處、籌備組的構成等。

　　8．會議的舉行方式、配套活動以及輔助活動的日程安排，如參觀、游覽、娛樂、聚餐等。

　　9．會議的接待、后勤保障措施和技術手段。

　　10．會議的宣傳方式，如召開新聞發布會、編寫會議簡報、邀請記者采訪、發送新聞稿件等。

　　11．會議經費的預算以及籌集經費的渠道和方式。

　　12．其他應當說明的事項。

　　（三）會議總體方案的結構與寫法

　　1．標題。寫明會議的全稱和策劃書或方案（預案），如““秘書工作”國際學術會議籌備（總體）方案”。“總體”二字也可以不寫。

　　2．主送機關。直接上報上級機關，應當寫明上級機關的名稱。以請示的附件上報的，可不寫主送機關。

　　3．正文。正文部分應當逐項載明總體方案的具體內容，結構安排上一般采用序號加小標題的結構體例。開頭部分可用一段文字寫明制定方案的目的和依據，然后用序號編排各個層次。表述有兩種方法：一種是詳述法，詳細表述各項具體安排。另一種是簡述法，對所涉及的各方面的計劃作原則性的安排，具體實施的要求通過各個專題策劃文案來表述。直接上報請求批準的方案，結尾處要寫“以上方案請審批”等字樣。

　　正文寫作要做到總攬全局、目標清楚、思路清晰、分工明確、綜合協調。

　　4．附件。如有附件，在正文下方寫明附件的名稱和序號。

　　5．落款。署制定機構名稱。經審批下發執行的總體方案也可署審批機關的名稱。

　　6．成文時間。寫正式提交的日期。

　　二、會議開幕式方案

　　（一）會議開幕式方案的含義

　　開幕式是宣布各種會議活動正式開始的具有象征性和標志性的儀式。會議開幕式方案是對開幕式的各項安排進行策劃的文案。

　　（二）會議開幕式方案的基本內容

會議方案篇9

　　該如何指定一場完善的會議室計劃呢？讓我們一步一步的來看看吧！

　　明確職責任務：

　　會議有多種類型，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計劃。制訂完善的會議計劃確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議預期目標。

　　制訂預算：

　　制定可行預算或按既定預算安排有關工作；確定各項工作的時間安排。

　　交通費用：

　　1、出發地至會務地的交通費用――包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通；

　　2、會議期間交通費用――主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

　　3、歡送交通及返程交通――包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

　　會議室費用：

　　1、會議場地租金――通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內――比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。

　　2、會議設施租賃費用――此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通常可向專業的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

　　3、會場布置費用――如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。

　　4、其他支持費用――這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議。

　　住宿費用：

　　住宿的費用應該非常好理解――值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有的是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關――譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。

　　餐飲費用：

　　會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。

　　早餐：

　　通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算――而改為按預定人數收取費用）

　　中餐及午餐：

　　中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算――自助餐形式，按桌預算――圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。

　　酒水及服務費：

　　通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。

　　會場茶歇：

　　此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種――西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

　　聯誼酒會/舞會：

　　事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。

　　旅游費用：

　　通常再會議結束以后會安排與會代表參加當地特色的旅游活動，一般來說可以找一些旅行社來安排會議旅游，費用由旅行社根據會議人數和天數報價。

　　設備視聽費用：

　　除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：設備本身的租賃費用，通常按天計算；設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理；音源――主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理。

　　宴請及演出費用：

　　通常可以選定節目后按場次計算――預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數正相關――專場或包場除外。

　　預計外支出：

　　指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括各類文秘、禮儀、司儀、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向導打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯、臨時商務用車、匯兌、會議過程中的點心、水果及調制色酒等等。這些服務通常是臨時或者按時提供的，這些費用的預算很難計劃，在預算時通常按類別籠統計算，不在細分――可以按不可預計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時服務的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務費用核算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關人員核定。

　　完成計劃（預計召開會議的日期；會議預計召開幾天；打算在什么地方召開會議；會議形式或程序是什么；需要多大的場地；將有多少人到會；會議預算是多少；打算選用什么級別的酒店和設施；打算選用最高級的房間標準是什么；誰來制作會議邀請函；會議是否需要向與會者打印相關資料和會議禮品；會議的發言人有哪些；會議需要什么樣的視聽設備；需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；與會者是否可以攜帶家屬；如何為與會者安排一些特別活動；如何為與會者及其家屬安排一些特別活動；會議的整體流程安排；會后旅游安排；會議代表的返程等等）

　　報批計劃（在完成會議整體計劃以后，提交上級主管部門審批，等待通過時候同時運作會議相關事宜，這樣在會議計劃通過以后馬上就可以投入運作）

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