會(huì)議邀請函格式和范文
下面是大家在工作中經(jīng)常會(huì)用到的會(huì)議邀請函模板和范文。歡迎大家閱讀借鑒。
會(huì)議邀請函格式
會(huì)議邀請函是指邀請?zhí)囟▎挝换蛉耸繀⒓訒?huì)議，具有禮儀和告知雙重作用的會(huì)議文書。這個(gè)時(shí)候需要我們用會(huì)議邀請函去邀請客戶。
首先我們來講解下會(huì)議邀請函的涵義、內(nèi)容、格式、寫法。
一、會(huì)議邀請函的含義
會(huì)議邀請函是專門用于邀請?zhí)囟▎挝换蛉耸繀⒓訒?huì)議，具有禮儀和告知雙重作用的會(huì)議文書。
邀請函用于會(huì)議活動(dòng)時(shí)，與會(huì)議通知的不同之處在于：邀請函主要用于橫向性的會(huì)議活動(dòng)，發(fā)送對象是不受本機(jī)關(guān)職權(quán)所制約的單位和個(gè)人，也不屬于本組織的成員，一般不具有法定的與會(huì)權(quán)利或義務(wù)，是否參加會(huì)議由對象自行決定。舉行學(xué)術(shù)研討會(huì)、咨詢論證會(huì)、技術(shù)鑒定會(huì)、貿(mào)易洽談會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)產(chǎn)等，以發(fā)邀請函為宜。而會(huì)議通知?jiǎng)t用于具有縱向關(guān)系(即主辦方與參會(huì)者存在隸屬關(guān)系或工作上的.管理關(guān)系)性質(zhì)的會(huì)議，或者與會(huì)者本身具有參會(huì)的法定權(quán)利和義務(wù)的會(huì)議，如人民代表大會(huì)、董事會(huì)議等。對于這些會(huì)議的對象來說，參加會(huì)議是一種責(zé)任，因此只能發(fā)會(huì)議通知，不能用邀請函。學(xué)術(shù)性團(tuán)體舉行年會(huì)或?qū)ｎ}研討會(huì)時(shí)，要區(qū)別成員與非成員。對于團(tuán)體成員應(yīng)當(dāng)發(fā)會(huì)議通知，而邀請非團(tuán)體成員參加則應(yīng)當(dāng)用邀請函。
二、會(huì)議邀請函的基本內(nèi)容
會(huì)議邀請函的基本內(nèi)容與會(huì)議通知一致，包括會(huì)議的背景、目的和名稱;主辦單位和組織機(jī)構(gòu);會(huì)議內(nèi)容和形式;參加對象;會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)方式以及其他需要說明的事項(xiàng)。內(nèi)容根據(jù)實(shí)際情況填寫。
三、會(huì)議邀請函的結(jié)構(gòu)與寫法
1.標(biāo)題。
由會(huì)議名稱和“邀請函”組成，一般可不寫主辦機(jī)關(guān)名稱和“關(guān)于舉辦”的字樣，比如：《中國素材網(wǎng)論壇邀請函》。“邀請函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開寫成“關(guān)于邀請出席××會(huì)議的函”
2.稱呼。邀請函的發(fā)送對象有三類情況：
(1)發(fā)送到單位的邀請函，應(yīng)當(dāng)寫單位名稱。由于邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱(統(tǒng)稱)，以示禮貌和尊重。
(2)邀請函直接發(fā)給個(gè)人的，應(yīng)當(dāng)寫個(gè)人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。
(3)網(wǎng)上或報(bào)刊上公開發(fā)布的邀請函，由于對象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統(tǒng)稱。
3.正文。正文應(yīng)逐項(xiàng)載明具體內(nèi)容。開頭部分寫明舉辦會(huì)議的背景和目的，用“特邀請您出席(列席)”照應(yīng)稱呼，再用過渡句轉(zhuǎn)入下文;主體部分可采用序號加小標(biāo)題的形式寫明具體事項(xiàng);最后寫明聯(lián)系聯(lián)絡(luò)信息和聯(lián)絡(luò)方式。結(jié)尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。
4.落款。因邀請函的標(biāo)題一般不標(biāo)注主辦單位名稱，因此落款處應(yīng)當(dāng)署主辦單位名稱并蓋章。
5.成文時(shí)間。寫明具體的年、月、日。
范文(一)
金坤公司：
我協(xié)會(huì)決定于20xx年xx月xx日在我司活動(dòng)中心舉辦20xx年公司年會(huì)，該年會(huì)主要由我協(xié)會(huì)策劃主辦，主要包括開放式座談以及品嘗美酒美食等活動(dòng)內(nèi)容。為了加強(qiáng)雙方的經(jīng)驗(yàn)交流，互相促進(jìn)我們公司發(fā)展，現(xiàn)在誠摯地邀請貴公司的公司來參加我公司的年會(huì)，并盼請貴公司推薦xx類公司xx。如蒙同意，請將貴公司同意參加年會(huì)的人員名字發(fā)送到我協(xié)會(huì)辦公室。
特此函達(dá)。
xxx協(xié)會(huì)
20xx年7月24日
范文(二)
尊敬的先生/女士：
您好!
我們很榮幸地邀請您參加將于7月15-16日在北京21世紀(jì)飯店舉辦的“第27屆聯(lián)合國糧食及農(nóng)業(yè)組織亞太地區(qū)大會(huì)非政府組織磋商會(huì)議”。本次會(huì)議的主題是：從議程到行動(dòng)——繼“非政府組織糧食主權(quán)論壇”之后。此次磋商會(huì)議由聯(lián)合國糧農(nóng)組織(FAO)和國際糧食主權(quán)計(jì)劃委員會(huì)亞洲分會(huì)(IPC-Asia)主辦，中國國際民間組織合作促進(jìn)會(huì)協(xié)辦。屆時(shí)，來自亞太地區(qū)80多個(gè)民間組織的100余名代表將參加會(huì)議。本次會(huì)議宣言將在7月17-21日召開的27屆聯(lián)合國糧食及農(nóng)業(yè)組織亞太地區(qū)大會(huì)上宣讀。
本次會(huì)議的主要議題包括：
1.亞太地區(qū)糧食和農(nóng)業(yè)領(lǐng)域的非政府組織如何在地區(qū)和國家層面執(zhí)行“全球行動(dòng)議程/公民社會(huì)戰(zhàn)略”。
2.亞太地區(qū)糧食和農(nóng)業(yè)領(lǐng)域的非政府組織如何根據(jù)目前形勢確定今后行動(dòng)的參與者。
3.參會(huì)機(jī)構(gòu)起草非政府組織建議書提交給第27屆聯(lián)合國糧食及農(nóng)業(yè)組織亞太地區(qū)會(huì)議，繼續(xù)呼吁維護(hù)農(nóng)民的利益。
真誠地期待著您的積極支持與參與!
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